「通常業務が忙しくて資料を作る時間が全くない。
土日を返上して準備しているのに、効果が出ているか不安・・・」
Yahoo!知恵袋でも、研修担当者のこのような切実な悲鳴をよく見かけます。
実は、私も以前は全く同じ悩みを抱えていました。
大手メーカーから子会社へ社長として出向し、社員教育に力を入れ始めた頃のことです。
当時はAIを使いこなせず、ネット記事を切り貼りして必死に資料を作っていました。
「資料作成が終わらない」と焦り、土日のプライベートを全て潰す日々が続きました。
このままでは教育の楽しさを見失うと、何度も危機感を感じたものです。
しかし、AIを研修準備に取り入れたことで、私の状況は劇的に変わりました。
この記事では、準備時間を85%削減し、1週間分の仕事を5時間で完結させる具体策をお伝えします。
実際に当社では、10時間かかっていた作業を1.5時間に短縮することに成功しました。
それでは、具体的な方法を詳しく見ていきましょう。
研修内製化の壁「資料作成」をAIで攻略
研修の内製化を成功させる鍵は、資料作成の「工数」をどこまで削れるかにあります。
なぜなら、多くの担当者にとって、ゼロからの資料作成は本業を圧迫する最大のストレスだからです。
特に中小企業では、教育専任の担当者がいるケースは稀でしょう。
通常業務の合間に「パワポ作成」や「ネタ切れ」に頭を悩ませる時間は、大きな負担となります。
その結果、「手が回らない」という理由で、教育そのものが後回しにされてしまうのです。
以前の私も、まさにその状態に陥っていました。
ネット上の情報を検索しては切り貼りし、自社向けに構成を練り直す。
この作業だけで丸一日が過ぎてしまい、肝心の社員へのフォローが疎かになっていました。
しかし、AIを「優秀な下書き担当」として活用し始めてから、景色が変わりました。
AIは、私たちが数時間かけて行う「情報の収集と整理」を、わずか数分で完了させます。
担当者が行うべきは、AIが出した骨子を「自社に合うか」という視点で確認し、調整することだけです。
このように、AIに作業の大部分を委ねることで、資料作成の壁は驚くほど簡単に突破できます。
AI活用で準備時間を85%短縮できる理由
AIを活用することで、研修の準備時間を劇的に短縮できるのは、AIが「情報の体系化」において人間を遥かに凌ぐスピードを持っているからです。
人間が膨大な資料を読み込み、構成を考える作業には限界があります。
一方で、AIは入力されたテーマに基づき、即座に論理的な構成を組み立てることが可能です。
私の場合、これまで10時間かかっていた研修テキストの骨子作成が、今では1.5時間で終わります。
これは、実に85%もの時間削減を実現していることになります。
私も、以前は一つの研修テーマを形にするだけで、丸一週間は頭の片隅にその仕事が残っていました。
土曜日の朝からパソコンに向かい、気づけば日曜日の夕方。
「プライベートを潰す」のが当たり前になっていました。
ところが、AIという相棒を得てからは、半日で研修準備が整うようになりました。
具体的な変化を数字で見ると、その差は歴然としています。
テキスト作成：10時間 → 1.5時間
研修準備一式（スライド、テスト含）：1週間 → 5時間
このように時間が浮くと、精神的なゆとりが生まれます。
その結果、浮いた時間を「1on1でのフォローアップ」や「社長としての本来の仕事」に充てられるようになりました。
ただ資料を作るだけの作業員から、社員一人ひとりの成長に向き合う「経営者兼教育者」になれたのです。
準備時間の短縮は、単なる効率化ではありません。
それは、教育の本質に向き合うための、最も有効な手段だと言えるでしょう。
1週間の仕事を5時間で！AI内製化の5ステップ
研修の準備を仕組み化することで、これまで1週間かかっていた仕事をわずか5時間に凝縮できます。
なぜなら、テキスト作成から理解度テストまでの一連の工程において、AIに役割を分担させることで、担当者の作業を「ゼロからの構築」から「AIの成果物の確認と修正」へと変えられるからです。
以前の私は、新しい研修テーマを決めるたびに「ネタ切れ」に悩み、暗澹たる気持ちになっていました。
しかし、1年半前に生成AIスクールで学び、試行錯誤を繰り返す中で、現在は以下の5ステップをGPTsとGemでルーチン化しています。
ステップ1 通常文テキストの生成（1.5時間）
かつての私は、ネット上の記事を探しては切り貼りする作業に、丸一日を費やしていました。
「資料作成が終わらない……」と深夜までパソコンに向かうのは、もはや日常茶飯事でした。
しかし今では、ChatGPTに当社の課題や、若手社員に身につけてほしいポイントを伝えるだけで、AIが瞬時に研修の骨子を提示してくれます。
構成案を選択した後は生成AIが半自動的に文章を生成してくれます。
これまで10時間かかっていた通常文のテキスト作りが、わずか1.5時間で、しかも高い精度で完了するようになりました。
この通常文を生成するGPTsは、記事の最後で紹介する公式LINEからメルマガ登録していただくと無料でプレゼントしています。
ステップ2 対話文への変換（1.0時間）
AIが最初に出力する文章は、どうしても専門用語が多く、教科書のように硬くなりがちです。
そのまま配布しても、現場の社員からは「内容が頭に入ってこない」と敬遠されてしまうのがオチでした。
そこで私は、AIに「この内容を、親しみやすい先輩と後輩の会話形式に変えて」とGPTsやGemで指示を出します。
このひと工夫に1時間をかけるだけで、後述するように読了率が劇的に向上し、教え方の設計としても非常に効果的な教材へと進化します。
ステップ3 画像・図解の生成（1.5時間）
初期段階のテキストは文字だけの無機質なテキストでしたが、現在は画像生成AIを活用し、教材の内容に完全にマッチした挿絵も自分で作っています。
また、視覚的に理解を助ける図解も入れることで社員の理解度を上げる助けになっています。
ステップ4 スライド構成・原稿作成（0.5時間）
研修用の「パワポ作成」は、担当者にとって最も重い作業の一つではないでしょうか。
私も以前は、スライド一枚一枚のレイアウトにこだわりすぎて、休日をまるごと返上していました。
今は、ステップ1で作ったテキストを元に、AIにスライドの構成案とスピーカーノートを作らせています。
私はその構成をスライド生成AI（Gammaやまじん式）に流し込み、微調整するだけにしています。
この効率化により、スライド作成の苦しみは過去のものとなりました。
ステップ5 理解度テストの作成（0.5時間）
研修の最後に実施するテスト作りは、つい後回しにしがちな工程です。
しかし、適切な評価がなければ、研修の費用対効果（コストパフォーマンス）を測ることはできません。
私は、作成したテキストをAIに読み込ませ、選択式問題や並び替え問題なども生成しています。
わずか30分で、学習内容を網羅した質の高いテストが完成します。
このように各工程にAIを適切に配置することで、1週間分の仕事が5時間で完結します。
以前は「プライベートを潰す」のが当たり前でしたが、今では出退勤時間や仕事の隙間時間で準備できる状態になりました。
読了率が劇的に変わる！「対話文」活用のコツ
研修教材の質を高めるためには、教科書的な文章ではなく「対話形式」の導入が効果的です。
なぜなら、AIが最初に出力するような平叙文は、活字慣れしていない層にとって「正論の押し付け」に感じられ、抵抗感を生んでしまうからです。
一方で、キャラクター同士が掛け合う小説風の対話文なら、ストーリーを追う感覚で自然と内容が頭に入ります。
実は、当社の研修内製化は、最初から順風満帆だったわけではありません。
導入当初、AIに作らせた丁寧な解説テキストを配布したのですが、受講後のアンケートでは「難しかった」「最後まで読めなかった」という声が続出したのです。
せっかく時間を短縮して作ったのに、誰にも読まれない。
私は大きなショックを受け、一時は「内製化なんて無理だったのか」と自信を失いかけました。
しかし、テキストの対話文化が大きな転機となりました。
以前読まれなかったテキストを試しに、「若手社員とベテラン社員」の対話形式に書き換えてみたのです。
すると、社員から「小説みたいにさらっと読めた」との反応が返ってきました。
この経験から、私は受講生のレベルや特性に応じて、以下のように使い分けるようにしています。
予備知識のない初学者 ：親しみやすい対話形式（小説風）
予備知識のあるベテラン：通常文（平叙文）
当社の事例では、特に対話文を取り入れてから、教材の読了率が劇的に向上しました（直近の研修では100%）。
「手が回らない」からとAIの出力をそのまま使うのではなく、ほんの少しの手間で「読まれる工夫」を加える。
この視点を持つことが、内製研修の成果を左右する大きな分かれ道になります。
研修担当者の負担を減らし組織を自走させる
AIを活用した研修の内製化は、担当者の心理的なゆとりと「自社に最適な教育」を高い次元で両立させます。
なぜなら、自社の課題に特化した教材を極めて安価に、かつ驚くほど素早く更新し続けられる環境が整うからです。
従来のような「資料作成が終わらない」という焦りから解放されることで、担当者は本来の目的である社員の成長支援に注力できるようになります。
以前の私は、外部研修に依存することにどこか違和感を抱いていました。
高い費用を払って参加させても、そこで使われるのは「どこかで見たような使い回しのスライド」ばかりだったからです。
もちろん汎用的なスキルは学べますが、当社の現場で起きている生々しい課題を解決するには、どうしても物足りなさを感じていました。
しかし、自社で教材を作ろうとすると、今度は「手が回らない」という現実にぶつかります。
当時は「パワポ作成」の時間を捻出するために、土日のプライベートを潰すことが常態化していました。
「誰のために、何のために頑張っているのか・・・」と、一人でパソコンに向かいながら虚しさを感じた夜も一度や二度ではありません。
そんな暗中模索の日々を経て、AIをフル活用する現在の体制に辿り着きました。
今では、社員の働き方で気になることがあると、週末や隙間時間を利用して教材化し、翌週には全社員に教育しています。
このスピード感は、外部の研修会社に頼んでいては絶対に不可能です。
私は研修内製化について発信していますが、外部研修全否定派ではありません。
内製化しているのは座学中心の一般的なビジネススキル研修で、演習中心の研修は外部のプロにお願いした方がいと思っています。
実際、研修内製化で浮いた予算を使い、全社員を集めてコミュニケーション研修などを実施しています。
自社の血が通った教材を使い続けることで、社員たちの反応も明らかに変わりました。
「これは自分の仕事に直結する内容だ」と自分事として捉えてくれるようになり、組織全体が自ら学び、改善する「自走する組織」へと近づいているのを実感しています。
かつての私のように、「ネタ切れ」や準備の負担に押しつぶされそうになっている担当者の方に伝えたいことがあります。
あなたが一人で全てを抱え込む必要はありません。
AIという強力な相棒を隣に置くことで、あなたは「作業の苦しみ」から解放され、教育がもたらす本当の価値を再び感じられるようになるはずです。
担当者が疲弊せず、笑顔で教え続けられる環境こそが、結果として組織を最も強くしていくのです。
まとめ AIは研修担当者の「最強の相棒」
この記事では、研修準備の時間を85%削減し、1週間分の仕事をわずか5時間で完結させる具体策をお伝えしてきました。
核となるメッセージは、「AIを相棒にすれば、準備の苦しみから解放され、教育の本質に向き合える」ということです。
「資料作成が終わらない」という焦りは、あなたの情熱を奪うだけではありません。
教育を受ける社員にとっても、余裕のない担当者から教わることは不幸なことです。
重要なポイントをあらためてまとめます。
- 5ステップの仕組み化で、1週間分の仕事を5時間に凝縮する
- 対話文への変換により、活字慣れしていない層の読了率を劇的に高める
- 作業から思考へとシフトし、浮いた時間を受講者との対話に充てる
- 自社専用の教材を素早く提供することで、組織の自走を促す
「今週も資料作りのためにプライベートを潰すしかないのか・・・」 もしあなたが今そう感じているなら、まずは小さな一歩から始めてください。
まずは、今抱えている悩みをそのままAIに投げかけて「下書き」を作らせてみることです。
最初から完璧なスライドを目指す必要はありません。
AIが出した1枚の構成案が、あなたの重い心の扉を軽やかに開けてくれるはずです。
AIという最強の相棒を隣に置くことで、あなたは「教える楽しさ」をもう一度その手に取り戻せます。
そして、教育を通じて社員がキラキラと成長していく姿を、心から喜べるようになるでしょう。
あなたの挑戦が、組織の未来を明るく照らすことを願っています。
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