研修資料の内製化をChatGPTで時短。テキスト作成10時間→1.5時間

金曜の夜、静まり返ったオフィスで研修資料と格闘する。

週末を返上して作り上げた教材が「分かりにくい」と言われる。

現場からは「実態に合っていない」と指摘され、上層部からは「コスト削減のため内製化で」と求められる。

そんな板挟みの中で、「誰のための研修なのか」と自問自答する瞬間はありませんか。

実は、私も以前は同じでした。

土日のプライベート時間を10時間費やして作った教材が、ほとんど読まれない。

しかし、生成AIを体系的に学び、正しい使い方を身につけたことで状況は一変しました。

テキスト作成時間が10時間から1.5時間へ。

そのテキストを土台に、対話文・挿絵・図解・スライド・理解度テストへと展開し、トータル5時間で教材一式が完成するようになったのです。

生成AIを使わなければ1週間かかる分量の研修資料が、わずか5時間で。

この記事では、私が20万円のスクールで学び、試行錯誤の末にたどり着いた『5ステップ構成管理法』を、実体験に基づいてお伝えします。

研修担当者が抱える「内製化の孤独」と板挟みの構造

「また金曜の夜だ……」

カレンダーを見て、重いため息をついたことはありませんか。

みんなが帰宅した後のオフィスで、一人研修資料の作成作業に追われる。

現場のスタッフからは「内容が難しくて現場の実態に合っていない」と言われ、上司からは「外部研修はコストがかかるから内製化で頼む」と言われる。

そんな板挟みの状況に、心当たりがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

「教育担当」という役割は、時に孤独を感じるものです。

しかも、成果が数字として見えにくく、無事に終わって当たり前。

あなたも、睡眠時間を削って作った資料に対し、アンケートで「つまらない」と書かれ、心が折れそうになった経験はないでしょうか。

これは決して、あなたの能力不足のせいではありません。

「内製化=担当者の自己犠牲で成り立つコストカット」という構造や、教育にかかる工数が見えにくい組織の認識が、あなたを追い詰めている可能性があります。

報われない徒労感に押しつぶされる前に、現状を変える選択肢の一つとして、新しい手法を知っていただければ幸いです。

【失敗談】ChatGPT自己流で10時間かけた資料が「読まれない」結末

私が教材作成に週末を費やすようになったのは、ある子会社へ出向して1年ほど経ってからでした。

出向先では、管理職もスタッフも日々の業務は真面目にこなすのですが、自分たちで予算を組み立てたり、ストレッチした目標を立てたりする習慣が定着していませんでした。

「このままでは会社が成長しない」という危機感から、私はKPI管理の教育が必要だと確信したのです。

『なんとかして、この組織を変えたい』

当時はその一心で、週末の時間を全て資料作成に捧げていました。

最初は会議中にホワイトボードを使ってOJTで指導していましたが、時間ばかりかかって一向に定着しません。

そこで私は、思い切って生成AIを使って体系的な教育資料を作ることにしました。

しかし、当時の私はAIの使い方が全く分かっていませんでした。

「KPIについて教えて」「分かりやすく解説して」と、つぎはぎで質問を繰り返し、土日のプライベートな時間を10時間もつぶして、なんとかテキスト原稿を完成させました。

「これでみんな変わってくれるはずだ」

そう信じて資料を配布してから一週間後。

気の置けない部下に「みんな読んでくれたかな?」と期待を込めて尋ねました。

しかし、彼は言いにくそうに、申し訳なさそうな顔でこう言ったのです。

「……正直に言いますと、ほとんど誰も読んでいないみたいです。読んだ人からも『内容が分かりにくい』という声が上がっています」

その瞬間、息が止まりました。

胃がキリキリと痛み、画面を見るのも辛い。

10時間かけて、プライベートの時間を犠牲にして作ったのに。

その日の夜は無気力で、「もう教育資料なんて作りたくない」とさえ思いました。

誰にも相談できない孤独な戦いの中で、私の努力は完全に空回りしていたのです。

【転機】プロンプトの公式を学んだ20万円スクールで見えた可能性

あの日、一度は心が折れかけた私でしたが、「このままでは終われない」という思いだけは消えませんでした。

現場の課題を解決したいという想いは本物だったからです。

「もっとうまくAIを使う方法があるはずだ」

そう考えてネットサーフィンをしていたある夜、大手生成AIスクールの無料セミナーが目に留まりました。

必死の思いで視聴したそのセミナーで、私の視界が一気に開けました。

講師は自信たっぷりにこう言ったのです。

「プロンプトには公式があります。ただ話しかけるのではなく、役割と手順を与えるのです」

実際にその公式に従って指示を出すデモ画面を見て、私は画面に釘付けになりました。

返ってくる答えの精度が、私の自己流とは比べ物にならないほど高かったのです。

「これからは生成AIを活用できないと取り残される。そのためにはプロンプトについて体系的に学ばなければならない」。

私はその場で、約20万円のスクールに入会を決めました。

決して安い金額ではありませんでしたが、この状況を打破するための投資だと思いました。

スクールで学んだ中で最も革新的だったのが、「分割生成」という手法でした。

生成AIには一度に生成できる文章量に制約があります。

その制約を超えて長文を一発で生成しようとすると、途中で出力が途切れたり、内容が薄くなったりしてしまうのです。

まずは構成を作り、次に小見出しごとに自分で指示を出して生成する。

この学びを実践したところ、私のテキスト原稿作成は劇的に変化しました。

以前は10時間かかっていた作業が、構成提案から編集まで含めて1.5時間に激減したのです。

しかも、重複や論点のズレがなくなり、モチベーションの高い社員に確実に「届く」原稿が作れるようになりました。

さらに、このテキスト原稿を土台として、GPTsやGemを使って対話文への変換、挿絵・図解の生成、スライドの構成と原稿、理解度確認テストを展開していきます。

これらの展開作業を含めても、トータル5時間程度で教材一式が完成します。

生成AIを使わなければ1週間はかかる分量の研修資料が、わずか5時間で完成するのです。

「これだ」と確信した瞬間でした。

重複を防ぎ、密度の濃い原稿を生成する『5ステップ構成管理法』

ここからは、私が試行錯誤の末にたどり着いた、ChatGPTを使ってテキスト原稿を効率的に作成するための具体的な手法をご紹介します。

大切なのは、AIに「丸投げ」するのではなく、AIを「優秀なアシスタント」として指揮することです。

この手法で完成するテキスト原稿が、挿絵・図解・スライド・理解度テストすべての土台となる重要な要素です。

私が現在使っている手法は、5つのステップで構成されています。

このプロセスを踏むことで、内容の重複がなく、論理的で密度の濃い教育資料を1.5時間で作ることができます。

ステップ1　戦略ヒアリング(6つの質問で方向性を明確化)

よくあるケースとして、いきなり「○○の研修資料を作って」と指示してしまうことがあります。

この場合、AIは一般的な内容を返す傾向があります。

自社に合った「刺さる」原稿を作るためには、まず方向性を明確にする必要があります。

私が使っている手法では、以下の6つの質問に答えることから始めます。

1. この教育資料の「テーマ」は何ですか?

2. 主な「受講者」は誰ですか?

3. 受講者に「これだけは持ち帰ってほしい」という最も重要なメッセージは何ですか?

• 研修を通してできるようになって欲しいことを3つ程度列挙

4. 資料全体の「トーン」はどれに近いですか?

• ①論理的・冷静
• ②情熱的・エネルギッシュ
• ③丁寧・親しみやすい

5. この資料で「解決したい会社の課題」は何ですか?

6. 教育資料全体のボリューム感を教えてください。

• ①短:3章前後
• ②中:4〜5章
• ③長:6章以上

これらの質問に答えることで、AIは教科書的な解説ではなく、現場の痛みに寄り添った構成を提案してくれるようになります。

特に「解決したい会社の課題」「これだけは持ち帰ってほしい」という最も重要なメッセージ」を明確にすることが重要です。

ステップ2　構成案の提示と確定(3パターンから選択)

戦略ヒアリングの内容に基づき、AIに3パターンの構成案を提案させます。

各構成案には、章タイトルと各章の小見出し(例:1-1, 1-2…)が含まれます。

また、各構成案の特徴や学習効果の説明も併記されます。

なぜ3パターン必要なのか?

一つの構成案だけでは、他の可能性を見逃してしまうことがあります。

3つの選択肢を比較することで、「この流れの方が受講者に伝わりやすい」という判断ができるようになります。

ここで選択した構成案が、以降のステップで「絶対的な設計図」として機能します。

一度確定した構成は、後のステップで勝手に変更されることはありません。

人間が全体の骨組みをコントロールするのです。

ステップ3　記事概要の作成と重複チェック(内容の重複を事前に防ぐ)

構成が確定したら、各章・各小見出しごとに「どんな内容を書くか」を箇条書きで整理した記事概要を作成します。

例えば、「第1章 小見出し1-1」の記事概要は以下のようになります。

第1章 KPI管理の基礎知識

小見出し1-1:なぜ数字が必要なのか
- 記事概要①:会社の利益と個人の業務のつながりを説明
- 記事概要②:数字で見える化することのメリット
- 記事概要③:数字がないと何が困るのか具体例

ここで最も重要なのが「重複チェック」です。

自己流でAIに指示を出していた頃の私の最大の失敗は、章と章の間で内容が重複してしまうことでした。

「第2章で説明したことが、第4章でまた出てくる」という状態になり、読者は「さっきも読んだ」と感じて離脱してしまうのです。

この手法では、記事概要を作成した後、必ず以下のチェックを実行します。

1. 各章・各小見出しの内容に重複がないか確認する
2. 重複がある場合は、どちらかに統合するか、内容を調整して差別化する
3. 調整した内容を確認し、承認する

このプロセスを経ることで、内容の重複がなく、論理的に流れる教育資料の設計図が完成します。

ステップ4　本文生成(小見出しごとに2,000文字の本文を生成)

記事概要が確定したら、いよいよ本文の執筆に進みます。

ここでのポイントは、一度にすべて生成させるのではなく、小見出しごとに分けて指示を出すことです。

本文を作成する前に、以下を確認します。

• 章タイトルと小見出し番号(例:1-1)
• 対応する記事概要(箇条書き)
• 「この内容で本文を作成してよいか?」の確認

小見出しごとに区切って生成することで、AIの生成精度が落ちるのを防ぎ、具体的で密度の濃い文章を引き出すことができます。

生成AIの文章量の制約を回避しながら、質の高い原稿を作成できるのです。

ステップ5　章完了処理と最終化(まとめと次章への接続)

章内のすべての小見出しを生成し終えたら、以下を出力します。

1. 章のまとめ(重要ポイント3つ)

その章で学んだ重要なポイントを3つにまとめます。

2. 理解度チェック(3項目)

受講者が内容を理解できたかを確認するための質問を3つ作成します。

3. 構成の全体像のリマインド

ステップ1で確定した構成案(全章・全小見出し)を再提示します。

これは構成維持のための「擬似メモリ」として機能します。

なぜこれが重要かというと、AIは会話が長くなると最初の指示を忘れてしまう傾向があるからです。

構成全体を毎回リマインドすることで、「次の章ではこの内容を書くべきだ」という認識を維持できます。

4. 次章への移行

次章の最初の小見出しの生成を開始します。

全章完了後、以下を作成します。

1. はじめに
学習目的、全体像、期待効果を記述し、読者の学習意欲を高めます。

2. おわりに
資料全体の締めくくり。学びを実践へつなげるメッセージで締めます。

3. タイトル案(3案)
各タイトル案の意図・狙いを添えます。

これで、テキスト原稿の完成です。

ここまでで約1.5時間。

このテキスト原稿が、次の展開作業すべての土台となります。

テキスト原稿から教材一式へ展開する流れ

1.5時間で完成したテキスト原稿を土台として、私は以下のように教材を展開しています。

対話文への変換(1.0時間)

GPTsを使って、通常文のテキストを対話形式に変換します。

対話形式にすることで、初めて学ぶ方や活字が苦手な人でも読了率（最後まで読んでもらえる確率）が向上し、理解度が格段に上がります。

挿絵・図解の生成(2.0時間)

ChatGPTのDALL-E 3やGeminiのnano banana proを使って、教材のイメージに合った挿絵や図解を作成します。

スライドの構成と原稿生成、理解度確認テスト生成テスト(0.5時間)

GPTsやGemを使って、スライドの構成案と各スライドに載せる原稿を生成します。

また、理解度を確認するテストも同時に生成します。

スライドの構成と原稿ができたら、Gamma・まじん式・notebookLMなどの別ツールを使って、数分でスライド化が完了します。

トータル5時間で教材一式が完成

テキスト原稿1.5時間+展開作業3.5時間=合計5時間で、以前なら1週間かかる分量の研修資料が完成します。

⚠️ 注意:GPTsやGemで生成する際、個人情報や自社の情報は入れないでください。

生成AIは強力なサポートツールですが、最終的な内容の確認は人間が行うことをお勧めします。

また、AIが作ったベースに対し、自社独自の用語に書き換えたり、直近の社内トピックを盛り込んだりして「体温」を吹き込むのもお勧めです。

10時間の作業が1.5時間になったとしても、この最後の30分だけは、教育担当であるあなたの想いを込める時間として使ってください。

それが、AIには作れない「現場に響く資料」にするための最後の鍵です。

研修資料の内製化がもたらす「組織課題の言語化スキル」

あの孤独な夜、資料作成を諦めかけていた自分に、今の私ならこう伝えます。

「大丈夫、資料作成はAIを使えば驚くほど楽になる。そして、それは単なる作業の効率化以上の意味を持つよ」と。

私が実際にやってみて最も良かったのは、教育テーマだけでなく「会社の課題」や「研修後どうなって欲しいか」を深く考えるようになったことです。

AIに的確な指示を出すためには、まず自分が組織の課題を言語化しなければなりません。

このプロセスを経ることで、私は単なる「情報の運び屋」から、組織の課題解決を担う「真の教育者」へと視座を高めることができました。

研修の内製化は、自力ですべてを行おうとすると膨大な時間がかかりますし、自分自身がスキルアップしていないという徒労感に押しつぶされそうになるかもしれません。

でも、現在は生成AIを使うことで時短できます。

そして、人を育てる能力は、管理職や経営層にも求められる重要なスキルです。

あなたは研修資料作成を通して、そのスキルを確実に身に着けつつあるのです。

この『5ステップ構成管理法』を自動化したGPTsを無料プレゼント

ここまで、私が20万円のスクールで学び、試行錯誤の末にたどり着いた『5ステップ構成管理法』をご紹介してきました。

しかし、正直に言うと、この5つのステップを毎回手動で実行するのは大変です。

「ステップ1の6つの質問に答えて、次に構成案を3パターン作って…」と、プロセスを管理するだけでも負担になります。

そこで私は、この5ステップのプロセスを完全に自動化したGPTsを作成しました。

このGPTsを使えば、以下のことが自動で実行されます。

自動で実行される機能:

• 戦略ヒアリングの6つの質問を一問一答形式で提示
• 回答に基づいて3パターンの構成案を自動生成
• 選択した構成案から記事概要を作成し、重複チェックを実行
• 小見出しごとに2,000文字の本文を生成
• 章のまとめ、理解度チェック、構成のリマインドを自動出力
• 最後に「はじめに」「おわりに」「タイトル案3つ」を生成

つまり、あなたは質問に答えて、構成案を選ぶだけ。

あとはGPTsが自動的に、重複のない密度の濃いテキスト原稿を1.5時間で作り上げてくれます。

このGPTsを、公式LINEからメルマガ登録していただいた方に無料でプレゼントしています。

研修の内製化は、もう担当者の自己犠牲の上で成り立つものではありません。

AIという強力な相棒がいれば、質を落とさずに時間を生み出すことができます。

もし、今も資料作成に追われているなら、まずは公式LINEに登録して、このGPTsを手に入れてみてはいかがでしょうか。

そして、「今の会社の課題」と「誰に何を伝えたいか」をGPTsに打ち込んでみてください。

その小さな一歩が、あなたの残業時間を減らし、組織をより良い方向へ変えるための大きな一歩になります。

あなたが作ったテキスト原稿が、挿絵・図解・スライド・テストへと展開され、誰かの成長のきっかけになることを、心から応援しています。

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